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＜レポート＞中小企業向けシスコ製品の特徴について

オフィス移転編 2009年4月16日　PDF [3.2MB]

要約

【想定するシナリオ】

・A社はビルメンテナンス用品の卸売りを行う従業員40名の企業で、都心にオフィスを構えて
　いるが、固定費削減のため、賃貸料の安い地域への移転を検討していた

・ちょうどこのとき、システムインテグレータからの提案で、シスコのソリューションを導入した
　企業がオフィスをフリーアドレス化し、賃貸コストを削減している事例があることを知った

・A社では、これを機にフリーアドレス化も視野に入れたオフィス移転プロジェクトを立ち上げ、
　以下の4つの案について、今後5年間の総費用を比較検討することにした

　　1.現状のまま
　　　　比較対象として、現状のまま、特に対策を施さない場合

　　2.オフィス移転
　　　　現状のオフィスは坪あたり月額2万円で借用しているが、これを月額1万5千のビルに移転

　　3.オフィス移転＆縮小
　　　　移転と同時に、シスコのソリューションを導入してフリーアドレス化する
　　　　オフィス面積は現状120坪であるが、80坪に削減できると想定

　　4.オフィス縮小のみ

※この資料では、A社の検討結果を例として、オフィス移転やフリーアドレス化に必要な費用と
　コスト削減効果を整理します

横線 (反転) 中小企業向けシスコ製品の特徴について 1 ※本資料は、シスコ製品を販売する営業担当者向けの参考資料として作成したものです。 ※本資料の内容は、公開されている情報基づく、弊社独自の見解を示しています。合同会社ティー・エヌ・シー・ブレインズ基本インフラソリューション在宅勤務ソリューションどこでもオフィスソリューションゲスト用ホットスポットソリューション【オフィス移転編】 Apr 16, 2009 横線 (反転) この資料の見方 2 想定するシナリオ .A社はビルメンテナンス用品の卸売りを行う従業員40名の企業で、都心にオフィスを構えているが、固定費削減のため、賃貸料の安い地域への移転を検討していた .ちょうどこのとき、システムインテグレータからの提案で、シスコのソリューションを導入した企業がオフィスをフリーアドレス化し、賃貸コストを削減している事例があることを知った A社では、これを機にフリーアドレス化も視野に入れたオフィス移転プロジェクトを立ち上げ、以下の4つの案について、今後5年間の総費用を比較検討することにした。1.現状のまま .比較対象として、現状のまま、特に対策を施さない場合 2.オフィス移転 .現状のオフィスは坪あたり月額2万円で借用しているが、これを月額1万5千のビルに移転する 3.オフィス移転＆縮小 .移転と同時に、シスコのソリューションを導入してフリーアドレス化する .オフィス面積は現状120坪であるが、80坪に削減できると想定 4.オフィス縮小のみ ※この資料では、A社の検討結果を例として、オフィス移転やフリーアドレス化に必要な費用とコスト削減効果を整理します横線 (反転) 今後5年間の総費用比較結果 3 （詳細は次ページ以降で説明）横線 (反転) ①オフィス賃貸料 4 .現状 .従業員40人に対して120坪の執務スペース（一人当たり3坪）が必要となっている .オフィス賃貸コストは坪あたり月額2万円（東京都心の平均的な賃貸料金）なので、毎月240万円、5年間では1億4千4百万円のコストがかかっている .移転先オフィス .移転先の候補地は都心から.し外れた場所にあり、賃貸料金は坪あたり月額1万5千円（山手線外側の平均的な賃貸料金）となる .フリーアドレス化によるオフィス縮小 .平均的なオフィスでの座席利用率は60%程度と言われており、席を固定せずに自由な場所に座れる（フリーアドレス）オフィスとすることで、全員分の席を用意する必要がなくなるので、オフィススペースを縮小できる場合がある .ここでは、フリーアドレス化によって執務スペースを3分の2に（120坪から80坪へ）縮小できると想定している ※賃貸料金の相場は弊社の独自調査によるものであり、実際の料金は、物件ごとの築年数、フロア面積や立地などにより異なります。横線 (反転) ②ネットワーク機器（シスコ提案・案３、案4のみ） 5 .フリーアドレス化と電話の関係 .従来の電話は場所（すなわち電話線）に対して電話番号が割り当てられている .フリーアドレス化されたオフィスでは、毎日座る場所が変わるため、電話は使いにくくなる .シスコのソリューションを導入すると、電話番号は“電話機”または“ユーザ（人）”に対して割り当てられ、場所に依存しなくなる .これによって、オフィスで仕事がし易くなるだけでなく、在宅勤務も可能になる .フリーアドレス化とVPNの関係 .フリーアドレス化によってオフィススペースが削減できるのは、外出や在宅勤務などで席を利用しない従業員がいることを想定しているためである .シスコのソリューションを導入すると、社外から会社のLANに接続すること（リモートアクセスVPN）が可能になり、日報作成や承認手続きなど多.の用事のためだけに出社する必要がなくなるので、フリーアドレス化の効果が大きくなる .シスコかんたんソリューションパック .シスコでは、フリーアドレス化や在宅勤務の導入を含めた、21世紀型の働き方を支援するソリューションを容易に導入できるよう、リーフレットを作成し提案活動を行っている .ここでは、シスコが作成した従業員40名の企業をモデルとした提案例を、概算費用として活用する（次ページ）横線 (反転) ②ネットワーク機器（シスコ提案） 6 ※この提案例はA社を想定して作成されたものではありませんが、概算費用の目安として利用します横線 (反転) ③ネットワーク機器（現状機器の継続利用・案1、案2） 7 .ネットワーク機器のリプレース .オフィス移転の際に、既存のネットワーク機器を移設すればコストは不要と思われがちだが、昨今のIT機器は急速なスピードで進歩し続けるので、いずれにしても、今後5年以内には新機種への買い替えやアップグレードを行う可能性が高い .ここでは、PBX、ルータ、スイッチのリプレースが5年以内にあるものとして記載した .PBXの保守費用 .前述のとおり、PBXによる電話システムは場所（電話線）に対して電話番号が割り当てられるため、年度ごとの組織変更やオフィスレイアウト変更に伴って、設定変更や配線工事が発生する場合が多い .ここでは、このような作業費が年間10万円発生すると想定した ※PBX、ルータ、スイッチの価格は、国内で一般に入手可能な製品を想定し、弊社が調査した実売価格を記載しています横線 (反転) ④移転コスト（案2、案3） 8 .現状回復費用 .現在のオフィスを退去する際に、内装や各種配線などを元の状態に戻すための工事費用であり、坪あたり5万円を想定 .内装工事費用 .移転先のオフィスで必要となる内装工事であり、坪あたり10万円を想定 .ファシリティ費用 .机・椅子・ロッカー・パーティションなど移転先のオフィスで必要となる什器類の追加購入や補修費用であり、従業員あたり5万円のコストが発生すると想定 .OA機器移設工事費 .コピー機、FAX、プリンター、サーバなどOA機器の移設作業と、各種配線工事の費用として、80万円を想定 .荷物運搬など .運送業者への支払い費用として、従業員あたり3万円の費用を想定 .各種印刷物の作成費用 .所在地変更に伴う、挨拶状、名刺、パンフレット、ゴム印などの作成費用として、72万円を想定横線 (反転) ⑤その他のコスト 9 .従業員通勤費 .一般的に、都心から郊外へ移転すると、通勤電車の乗継が多くなるなどの理由で、従業員へ支給する通勤費が増加する。ここでは、現状の通勤費を平均して一人あたり月額1万2千円、移転後は1万5千円と想定した .在宅勤務制度を導入すると通勤回数が減り、定期券の支給から実費精算となって通勤費が削減されると考えられる（案3、案4）。ここでは30%の通勤費削減効果が出ると想定 .通信費＆光熱費補助（案3、案4） .在宅勤務の採用により、仕事のために必要となった通信費や光熱費を従業員が負担することになるので、一人あたり7000円の補助金を支給すると想定した .貸し倉庫（案3、案4） .フリーアドレス化によって、これまで各自の机に保管していた資料や備品の格納場所が不足すると考えられる .長期的には業務フローのオンライン化、ペーパーレス化を行うとしても、当面の保管場所が必要なので、貸し倉庫サービスを利用し、月額5万円のコストが発生すると想定した横線 (反転) 比較結果のポイント 10 .移転には大きな一時費用が伴うので、回収までに時間がかかる（5年間の総コストでは、案1と案2に大きな違いがない） .オフィス賃貸コストは、シスコ・ソリューションの導入費用と比べて、はるかに大きいため、フリーアドレス化でオフィスを縮小すると、5年間の総コストにおいて大きな節約ができる（案3または案4）オフィス移転するなら、フリーアドレス化を検討すべき .フリーアドレス化や在宅勤務制度の導入には、コスト削減以外にも多様な利点があります（次ページを参照ください） .これまでの働き方を見直し、高い競争力を持った、魅力ある会社への変革を目指しませんか？横線 (反転) コスト削減以外のメリット 11 .ワーク・ライフ・バランス .直行直帰や在宅勤務が可能となることで、従業員が家族と過ごす時間や趣味に費やす時間を増やすことが出来ます .政府も「テレワーク推進フォーラム」を設立し、様々なガイドラインの提示や税制面での優遇などの支援を行っています（http://www.telework-forum.jp/） .顧客満足度の向上 .場所に依存せずに仕事が出来るので、顧客からも連絡が取りやすくなります .事業継続性の向上 .オフィス火災や伝染病の感染爆発（パンデミック）など、オフィスが利用できない（または出社できない）状況でも、自宅等で業務を継続できます .生産性の向上 .紙の伝票やハンコによる承認手続きなど、出社しなければ出来ない業務を煩わしく感じるようになり、業務プロセスのペーパーレス化（オンライン化）が自然と進みます .雇用の確保（人材の確保） .産休中の社員や退職後の嘱託社員に柔軟な勤務形態を提供できます .環境への配慮 .通勤回数が減るので、電車や自動車などの移動に伴うCO2排出量を削減しますオフィスのフリーアドレス化、在宅勤務制度の導入横線 (反転) 参考：シスコ・ソリューション 12 .シスコでは、中堅・中小企業が働き方の改善を行うために必要な製品群を「かんたんソリューションパック」として整理し、カタログや設定マニュアル等をホームページで配布していますhttp://www.cisco.com/web/JP/solution/mid_business/tools/index.html 基本インフラソリューション（PDF カタログ）どこでもオフィスソリューション（PDF カタログ）在宅勤務ソリューション（PDF カタログ）ゲスト用無線LANソリューション（PDF カタログ）基本インフラソリューションどこでもオフィスソリューション在宅勤務ソリューションゲスト用無線 LAN ソリューション 13 layout_yoko.jpg